In azienda l’intelligenza artificiale la usano i dipendenti, ma la scelgono i manager

In molte imprese l’intelligenza artificiale è arrivata dal basso: un collaboratore ha cominciato a usare un assistente per scrivere le email, un altro per riassumere i capitolati, un terzo per tradurre le schede tecniche. Nessuno l’ha deciso, e spesso nessuno in direzione sa quali strumenti siano in uso e con quali dati. È quella che si chiama shadow AI: intelligenza artificiale usata in azienda fuori da qualunque autorizzazione o regola.

È qui che il ruolo del manager cambia. Insegnare ai dipendenti a usare bene questi strumenti serve, ma restano aperte domande a cui può rispondere solo chi dirige: quali strumenti autorizzare, con quali dati, su quali processi, con quale budget e con quali regole. Sono decisioni d’impresa, non tecniche. E per prenderle non serve saper programmare: serve un metodo.

Il corso di intelligenza artificiale per manager che proponiamo parte da questo: non insegna a usare l’IA, insegna a decidere sull’IA.

Quattro decisioni che spettano alla direzione

1. Che cosa si autorizza, e con quali dati. Lasciare che ciascuno scelga da sé lo strumento da usare è già una decisione, la peggiore: i dati di clienti e fornitori finiscono in servizi esterni senza che nessuno l’abbia valutato. La direzione stabilisce quali strumenti sono ammessi, con quali contratti e con quali dati, e che cosa resta fuori in ogni caso.

2. Dove conviene davvero. Non ogni processo guadagna dall’IA. Conviene dove i compiti sono ripetitivi, il volume è alto e l’errore si scopre in fretta; conviene molto meno dove ogni caso è diverso e uno sbaglio costa caro. Il manager che sa fare questa distinzione evita due errori opposti: inseguire la novità su processi che non ne hanno bisogno, e ignorarla dove farebbe risparmiare tempo ogni giorno.

3. Come si valuta una proposta. Prima o poi arriva un fornitore con una soluzione «basata sull’intelligenza artificiale», o un collaboratore con un’idea entusiasta. Le domande da porre sono poche e sempre le stesse: migliore rispetto a che cosa, e misurato come? Su quali dati è stato provato, e sono simili ai nostri? Che cosa succede quando sbaglia, e chi se ne accorge? I nostri dati dove vanno e a chi restano? Se un giorno vogliamo cambiare fornitore, che cosa ci portiamo via? Una proposta che non regge a queste domande non è pronta, per quanto brillante sembri la dimostrazione.

4. Che cosa cambia per le persone. Ogni strumento nuovo cambia un mestiere: qualcuno guadagna tempo, qualcuno deve imparare a controllare ciò che prima faceva a mano, qualcuno teme per il proprio ruolo. Spetta al manager decidere chi va formato e su che cosa, come si informano i collaboratori e chi resta responsabile del risultato finale.

Intelligenza artificiale per manager: le regole che riguardano chi dirige

Il quadro normativo non è il motivo principale per formarsi, ma pesa sulle decisioni.

• Alfabetizzazione del personale. L’art. 4 del Regolamento (UE) 2024/1689, l’AI Act, è in applicazione dal 2 febbraio 2025: chi usa sistemi di IA adotta misure per sostenere l’alfabetizzazione del proprio personale. Il Regolamento (UE) 2026/1744, in vigore dal 27 luglio 2026, ne ha riscritto il testo. La Commissione europea indica che non serve un certificato e che l’impresa può tenere un registro interno delle iniziative. Decidere quali misure adottare, e documentarle, è compito della direzione.
• Trasparenza. Dal 2 agosto 2026 si applicano gli obblighi di trasparenza dell’art. 50 dell’AI Act: per esempio, le persone devono sapere quando interagiscono con un sistema di IA. Chi pensa di mettere un assistente a rispondere ai clienti deve tenerne conto fin dal progetto.
• Selezione del personale e credito. I sistemi usati per selezionare o valutare il personale, o per valutare l’affidabilità creditizia delle persone, rientrano fra quelli ad alto rischio dell’Allegato III. Dopo il Regolamento 2026/1744 le regole su questi sistemi si applicano dal 2 dicembre 2027: un margine utile per scegliere con calma, non un motivo per rimandare.
• Lavoro. La legge italiana sull’intelligenza artificiale (legge 132/2025) chiede che l’uso dell’IA nel lavoro sia sicuro e trasparente, e prevede che i lavoratori siano informati quando viene utilizzata.

Il programma del corso di intelligenza artificiale per manager

Il formato di riferimento è una mezza giornata in azienda con la direzione e i responsabili di funzione, più un incontro di verifica a circa un mese. Durata, numero di incontri e calendario si adattano all’impresa.

Blocco 1: la mappa. Prima dell’incontro raccogliamo, reparto per reparto, gli strumenti di IA già in uso, compresi quelli adottati di propria iniziativa dai singoli. In aula la mappa diventa il punto di partenza: che cosa si usa, con quali dati, con quale contratto, e chi lo sa.

Blocco 2: valutare una proposta. Si lavora su un caso vero dell’impresa: un’offerta ricevuta da un fornitore, un progetto interno, un’idea di un reparto. La si analizza con una scheda di valutazione costruita sulle domande viste sopra, e si arriva a una decisione motivata: si fa, non si fa, o si prova in piccolo.

Blocco 3: regole e responsabilità. Chi può autorizzare un nuovo strumento, quali dati non escono mai dall’azienda, come si verifica un risultato prima di usarlo, dove si annota l’uso. Si esce con una bozza della policy aziendale sull’intelligenza artificiale, da completare e approvare.

Blocco 4: i primi passi. Due o tre casi d’uso su cui partire, ciascuno con un responsabile, una misura di successo decisa prima di cominciare e una regola di arresto: se entro una data non si vede il risultato atteso, ci si ferma.

All’incontro di verifica si guarda che cosa è successo: quali casi hanno dato risultati, quali no, che cosa va corretto nelle regole.

Che cosa resta all’impresa dopo il corso

• La mappa degli strumenti di IA in uso, con i dati che trattano.
• Una scheda di valutazione delle proposte, da usare con fornitori e progetti interni.
• La bozza della policy aziendale sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale.
• Il piano dei primi casi d’uso, con responsabili, misure e regole di arresto.
• La documentazione della formazione, da conservare nel registro delle misure adottate.

Con un limite da dichiarare: il percorso non sostituisce la valutazione tecnica e legale di un sistema ad alto rischio, per chi ne adotta uno. Quella è un lavoro a parte.

A chi è rivolto

Il corso di intelligenza artificiale per manager è pensato per titolari, amministratori, direttori e responsabili di funzione di piccole e medie imprese: chi firma i contratti con i fornitori, chi organizza il lavoro di un reparto, chi risponde dei dati dei clienti. Non servono conoscenze tecniche.

Domande frequenti

Che cos’è la shadow AI?
È l’uso di strumenti di intelligenza artificiale in azienda senza che la direzione li abbia scelti o autorizzati: un assistente gratuito usato per lavoro, un’estensione del browser, una funzione nuova comparsa in un software già in uso. Il rischio principale riguarda i dati: documenti di clienti e fornitori che escono dall’azienda senza che nessuno lo sappia. Vietare tutto raramente funziona; serve una policy che dica che cosa è ammesso.

La formazione sull’intelligenza artificiale è obbligatoria per le aziende?
L’art. 4 dell’AI Act chiede a chi usa sistemi di IA di adottare misure per sostenere l’alfabetizzazione del personale, ma non impone un corso con un monte ore. Ne parliamo più nel dettaglio nell’articolo sul corso di intelligenza artificiale per aziende.

Che differenza c’è con il corso per i dipendenti?
Il corso per i dipendenti insegna a chi usa gli strumenti a riconoscerne i limiti e a verificare i risultati. Il corso per manager riguarda le scelte: che cosa autorizzare, come valutare una proposta, quali regole darsi. I due percorsi si completano, e spesso conviene partire dalla direzione.

L’art. 4 dell’AI Act vale anche per i manager?
Sì: riguarda il personale che usa sistemi di IA, senza distinzioni di ruolo. In più, sono i manager a decidere quali misure adottare per tutta l’impresa.

Bisogna saper programmare?
No. Si lavora su decisioni, contratti, dati e processi, con esempi tratti dall’impresa stessa.

Si può fare a distanza?
Si può, ma in sede rende di più: la mappa degli strumenti e il caso da valutare si costruiscono meglio con i responsabili nella stessa stanza.

Siamo un’azienda piccola: ha senso?
Proprio nelle imprese piccole le decisioni sull’IA le prende una sola persona, spesso il titolare, e un errore pesa di più. Il percorso si accorcia, ma le domande restano le stesse.

Come può aiutare BGB

BGB porta il percorso in azienda e lo costruisce sui casi reali dell’impresa: prima dell’incontro raccoglie la mappa degli strumenti in uso e le proposte da valutare; dopo, consegna la policy in bozza, la scheda di valutazione e il piano dei primi casi d’uso, e torna a verificare i risultati. Chi vuole proseguire può estendere la formazione ai dipendenti o lavorare sui dati da cui questi strumenti dipendono. È una delle linee della nostra consulenza di intelligenza artificiale per aziende e PMI.

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